Satınalma Süreçleri Nelerdir?

Artık günümüzde düşük fiyatlı, kaliteden taviz vermeden hedefe uygun bir satınalma yapmak firmalar için önemli bir ihtiyaç haline gelmeye başlamıştır. Her ne kadar amaç basit gibi görünse de kompleks ihtiyaçlarda bu hedefe ulaşmak oldukça zor olabilmektedir.

Hizmet veya ürün alındığında talep aşamasından, depoya girişine veya montajının yapılmasına kadar geçen süreye satınalma süreci denir. Şirketlerde iş akış prosedürleri her şirket için değişiklikler gösterse de temel işlemler aynıdır. Satınalma işlemi boyunca her türlü iletişimin mail yoluyla yapılması uygun olacaktır. Böylece yaşanacak durumlarda geriye dönük yazılı belge elde edilmiş olur. Peki satınalma süreçleri nasıl yönetmelidir?

 Satınalma işlemleri sırasında kullanılan bazı formlar vardır. Bunlar teklif formu, talep formu, sipariş formu malzeme giriş formu ve kalite kontrol formudur. Teklif ile ilgili şablon oluşturulur. Satınalma talebinde bulunulacak firmaya gönderilir.

 

 Satınalma Süreci

            Satınalma süreci birkaç aşamadan meydana gelir. Firmaların en kaliteli malı en uygun fiyat ve koşullarla alması amaçlanır. Bu nedenle firma çalışanları, farklı firmalardan fiyat teklifi alırlar. Gelen fiyat tekliflerinin değerlendirilmesi sonucu alım işlemi gerçekleştirilir. Satınalınan ürün depoya giriş yapıp kalite kontrolü yapılıncaya kadar satınalma süreci tamamlanmaz.

 

Satınalma Sürecinde İhtiyacın Belirlenmesi

 Firma ürün veya hizmet ihtiyacının belirler. Bu ihtiyaç bir ürünse, ne kadar ve ne zaman temin edilmesi gerektiği konuları netleştirilir. Bir firmanın ihtiyaçlarını en uygun fiyattan teslim alma sürecine satınalma süreci denir. Bu süreçte teslim süresi ve kalitede önemlidir. Satınalma işlemi öncesi işletmenin hedefleri belirlenir.

            Daha sonra şirketin bütçesinin kullanım şekli ortaya konulmalıdır. Satınalmada bazı temel kriterler vardır. Maliyet, kalite ve teslim tarihi kriterlerinden en az ikisi satınalma sürecinde olmalıdır. Satınalma işleminde sürecin her adımı kayıt altına alınmalıdır. Satınalma sürecinin aşamaları şunlardır;

  • Kurumun ihtiyacı olan hizmet veya ürünün belirlenmesi
  • Satınalma sırasında izlenecek yolun tespiti
  • Şartname hazırlığı
  • İhale yapılacaksa bunun belirlenmesi
  • Tedarikçilerin yazılı olan tekliflerinin incelenmesi
  • Sözleşme yapılacak işletmenin seçilmesi
  • Sözleşmenin imzalanması
  • Mal veya hizmetin tedariği

 

Teklif Alınacak Firmalar

            Öncelikle teklif alınacak tedarikçi firma belirlenir. Firmalar bunun için daha önce kendilerine teklif göndermiş olan firmalardan yararlanabilirler. Firmaların elinde her zaman ihtiyaçtan daha fazla firma bilgisi olması gerekir. Tedarikçi firmanın kalitesi, teslimat süreleri, maliyet oranları ve hizmet kalitesi bilinmelidir.

            Tedarikçi firmanın fiyat aralığı, vadesi, iletişim kolaylığı, doğru bilgilendirmesi, satış sonrası hizmeti incelenmelidir. Satınalma sürecinde maliyetler karşılaştırılmalıdır. Yeni tedarikçilerde her zaman göz önünde bulundurulmalıdır. Satınalma uzmanları, ürünlerin ihtiyacı karşılayacak ürünler olmasına dikkat etmelidir. Sözleşme sırasında ayrıntılara dikkat edilmelidir. Ürün depolara gelip ya da montajı tamamlanıp kalite kontrolü yapılıncaya kadar satınalma sürecinin tamamlanmadığı unutulmamalıdır.